Saat ini, dengan pertimbangan efisiensi, pekerjaan yang berhubungan dengan IT dari suatu unit baik privat (swasta) maupun public lebih banyak dipercayakan kepada pihak ketiga atau yang dikenal dengan istilah ‘vendor’. Kondisi ini semakin meluas bahkan menjadi suatu trend yang dikenal dengan ‘era outsourcing’.
Dalam bidang IT, vendor berarti pihak ketiga yang berbentuk perusahaan yang melaksanakan pekerjaan atau menyediakan produk dan atau jasa yang berkaitan dengan perangkat keras (hardware) maupun perngkat lunak (software).
Tuntutan perkembangan dan kebutuhan system informasi yang kompleks telah mendorong munculnya banyak vendor. Dengan kondisi tersebut, pengguna bisa leluasa untuk memanfaatkan produk atau jasa dari satu vendor (single vendor) atau beberapa vendor (multi vendor) sesuai kebutuhannya. Salah satu tema yang menarik dari pemanfaatan vendor oleh user adalah pilihan yang ideal antara menggunakan single vendor atau dengan multi vendor.
Faktor-faktor yang Perlu Dicermati
Untuk menentukan yang ideal diantara kedua pilihan di atas, maka minimal harus dicermati beberapa faktor berikut ini :
1. Tingkat ketergantungan dan kebebasan memilih
Bila ingin memperoleh (komponen) infrastruktur IT maka kita bisa langsung mengarah pada satu vendor atau membandingkan pilihan-pilihan yang ada dari berbagai vendor. Penentuan vendor tertentu, selain ditentukan oleh kepercayaan user terhadap vendor tersebut, juga sangat dipengaruhi oleh keterkaitan system yang dimiliki dengan suatu platform (vendor) tertentu, sehingga mau tidak mau harus menggunakan vendor tersebut sebagai single vendor. Nilai plus dari model ini adalah relative cepat dalam memperoleh solusi dan tingkat kompatibilitasnya yang relative tinggi. Kelemahannya terletak pada unsur ketergantungan dan tidak ada peluang untuk mencari yang lebih murah. Bila suatu infrastruktur relative ‘open’ maka multi vendor menjadi pilihan yang tepat. Dengan menggunakan beberapa vendor, berarti diperoleh ‘best of breed, yaitu bisa membeli yang terbaik dan dengan harga yang terbaik (paling murah) dari semua vendor yang bisa dikolaborasikan. Dengan cara ini akan diperoleh produk/jasa yang terbaik dan sesuai dengan kebutuhan. Namun, effort untuk memperoleh dan resiko dalam hal kompatibitas dan integrasinya juga relative besar.
2. Kompleksitas system yang ditangani dan pengembangan ke depan
Untuk mendukung operasi bisnis, system membutuhkan adaptasi terhadap pertumbuhan yang cepat, aplikasi data yang intensif, penanganan security dan teknologi baru dengan performance tinggi. Dari sisi ini, maka multi vendor bisa lebih menjawab tantangan/permasalahan tersebut. Single vendor cenderung akan memaksakan user untuk tetap menggunakan satu provider , padahal single vendor mempunyai keterbatasan dalam hal kecepatan berinovasi. Dengan multi vendor memungkinkan mengembangkan standard open solution, sehingga proses perbaikan dan penyempurnaan bisa dilakukan oleh banyak pihak. Fleksibilitas inilah yang mendukung pengembangan IT ke depan.
Di era spesialisasi seperti saat ini, satu pihak mustahil bisa menguasai semua keahlian, padahal dalam system yang kompleks membutuhkan berbagai keahlian. Melalui multi vendor, menjamin adanya berbagai keahlian/kompetensi yang dibutuhkan untuk memberikan solusi dengan efektif, asal bisa disinergikan.
3. Besarnya biaya yang harus disiapkan/dikeluarkan
Aspek biaya sebenarnya sudah bisa dianalisis dari faktor pertama yang telah diuraikan di atas, yaitu dengan multi vendor relative bisa menekan biaya pembelian/pengadaan/pemeliharaan TI, karena bisa memilih vendor dengan harga terendah. Jadi, dengan alokasi dana yang ada bisa digunakan untuk membiayai pekerjaan IT yang dilakukan/disediakan oleh vendor, dengan harga yang terjangkau.
4. Ketentuan Peraturan
Best practice yang ada pada hampir semua organisasi, baik privat maupun public juga mengatur hal-hal yang terkait dengan outsourcing. Walaupun dalam penentuan tidak menggunakan pendekatan single dan multi vendor, tetapi terdapat norma umum (best practice) tentang adanya larangan untuk monopoli, kartel dan seterusnya.
Dalam pemerintahan, peraturan (Keppres) tentang pengadaan barang dan jasa (termasuk didalamnya berkenaan barang dan jasa IT) secara umum menempatkan harga terendah sebagai pemenang outsourcing. Secara tidak langsung, ini berarti pendekatan multi vendor bisa mendorong harga semakin rendah akibat adanya persaingan.
Untuk memperoleh pilihan yang ideal antara single vendor dengan multi vendor, setelah diperolah lingkup pekerjaan IT yang jelas, maka langkah strategis yang harus dilakukan adalah melakukan suatu analisis yang komprehensif baik kelebihan dan kekurangan dari kedua pilihan. Berdasarkan analisis di atas, secara umum bisa disimpulkan bahwa multi vendor relative menjadi pilihan yang ideal dibandingkan dengan single vendor. Walaupun demikian, bukan berarti single vendor tidak diperlukan, karena dibalik kelemahannya, dalam beberapa hal juga memiliki kelebihan.
Bila diperlukan, untuk memperoleh hasil yang kuat dan akurat, maka analisis sebaiknya disertai bobot/nilai terhadap semua faktor, sehingga bisa dikuantifikasikan dan diolah dengan metode atau tool tertentu untuk memperoleh nilai akhir sebagai dasar dalam memutuskan.
Referensi
Chucksblog, Single VS Multiple Vendor Approaches, 2008, http://chucksblog.typepad.com/chucks_blog/2008/04/single-vs-multi.html
Indigovision, 'Single' or 'Multi-Vendor' IP Video CCTV Systems, 2008 http://www.indigovision.com/learnabout-singleormultivendors.php
